So zählen Sie
- Listen Sie jede Kategorie auf, die ein eigenes Band bekommt: Tagesticket pro Tag, Festivalpass, VIP, Personal, Ordner, Presse, Künstler.
- Notieren Sie, wie viele Personen zu jeder Kategorie gehören. Gehen Sie von verkauften Tickets, der Gästeliste oder der Kapazität der Location aus.
- Legen Sie fest, ob jemand ein Band für die ganze Veranstaltung oder jeden Tag ein neues bekommt.
- Schlagen Sie pro Kategorie eine Reserve auf und runden Sie auf.
- Prüfen Sie, dass jede Variante mindestens 100 Stück umfasst.
Ein Band für die ganze Veranstaltung oder eins pro Tag?
Festivalpass: Das Band kommt beim ersten Einlass ans Handgelenk und bleibt bis zum Ende dran. Eine Person, ein Band. Dafür braucht es ein Band, das mehrere Tage hält, also Stoff oder Vinyl.
Tagesband: jeden Tag eine neue Farbe. Dann brauchen Sie eine Variante pro Tag, und das Band von gestern ist am Einlass wertlos. Das schützt auch davor, dass Bänder weitergegeben werden, siehe Ratgeber zu Sicherheit und Einwegverschlüssen.
Beides: Verkaufen Sie Festivalpässe und Tagestickets, gibt es eine Farbe für den Festivalpass und eine Farbe pro Tag. Das Personal braucht meist eine eigene Farbe, die an allen Tagen gilt.
Ein Rechenbeispiel mit Festivalpass, Tagesbändern und Personal finden Sie im Ratgeber zu Bändern pro Tag.
Wie viel Reserve?
Anbieter von Einlassbändern rechnen meist mit 5–15 Prozent über der erwarteten Besucherzahl. Weniger bei geschlossener Gästeliste, mehr bei Abendkasse oder Veranstaltungen im Freien.
Die Reserve deckt Bänder ab, die falsch angelegt oder versehentlich aufgeschnitten werden oder fehlen, wenn mehr Gäste kommen als erwartet.
Bestellen Sie die Reserve lieber gleich mit, statt später nachzubestellen. Eine neue Bestellung dauert wieder 4–5 Wochen, und die Preisstaffel gilt für jede Bestellung einzeln.
Die Reserve kostet weniger, als man denkt. Der Stückpreis sinkt mit der Menge: 900 Bänder aus Vinyl kosten 2.553 SEK und 1.000 Stück 2.700 SEK netto.
Beispiel: dreitägiges Festival
Ein erfundenes Beispiel mit 10 Prozent Reserve auf jedes Band:
| Band | Personen | +10 % Reserve | Bestellen |
|---|---|---|---|
| Tagesticket Freitag (Stoff) | 1.500 | 1.650 | 1.650 |
| Tagesticket Samstag (Stoff) | 2.000 | 2.200 | 2.200 |
| Festivalpass (Stoff) | 800 | 880 | 880 |
| Personal und Ordner (Vinyl) | 300 | 330 | 330 |
| Presse (Vinyl) | 40 | 44 | 100 |
Die Pressebänder werden auf 100 Stück erhöht, weil das die Mindestmenge pro Design ist.
Mit der aktuellen Preisstaffel sind das 4.730 Bänder aus Stoff für 11.555 SEK und 430 Bänder aus Vinyl für 2.463 SEK, netto und zuzüglich Versand. Der Preis der Bänder aus Stoff richtet sich nach allen 4.730 Stück zusammen, nicht nach dem einzelnen Tag.
Viele Zonen, wenige Bänder
Jede Variante muss mindestens 100 Stück umfassen. Haben Sie viele kleine Kategorien (Künstler, Catering, Sanitätsdienst), ist es oft klüger, sie zu einem Band mit der Aufschrift PERSONAL zusammenzufassen und über die Akkreditierung zu unterscheiden.
Wie Sie das Farbsystem aufbauen, steht im Ratgeber zu Farbcodes für Einlassbänder.
Fragen und Antworten
Was ist die Mindestmenge?+
100 Stück pro Design. Der Mengenpreis gilt für alle Varianten desselben Bandtyps zusammen.
Wie viel Reserve sollten wir einplanen?+
Eine gängige Faustregel unter Anbietern sind 5–15 Prozent. Weniger bei geschlossener Gästeliste, mehr bei Abendkasse und Veranstaltungen im Freien.
Können wir später nachbestellen?+
Ja, aber das ist eine neue Bestellung mit 4–5 Wochen Lieferzeit, und die Preisstaffel gilt für die neue Bestellung einzeln.
Was machen wir mit übrigen Bändern?+
Bänder ohne Datum können Sie für das nächste Mal aufheben. Bänder mit Datum oder Tagesfarbe sind nach der Veranstaltung verbraucht. Schließen Sie sie bis dahin weg, sie sind so viel wert wie Tickets.
Quellen