Zo reken je
- Maak een lijst van elke categorie die een eigen bandje krijgt: dagkaart per dag, weekendkaart, VIP, personeel, vrijwilligers, pers, artiesten.
- Schrijf op hoeveel personen er in elke categorie vallen. Ga uit van verkochte tickets, de gastenlijst of de capaciteit van de locatie.
- Bepaal of iemand één bandje voor het hele evenement krijgt of elke dag een nieuw.
- Tel per categorie reserve op en rond naar boven af.
- Controleer dat elk bandje minimaal 100 stuks wordt.
Eén bandje voor het hele evenement of één per dag?
Weekendkaart: het bandje gaat om bij de eerste entree en blijft het hele evenement zitten. Eén persoon, één bandje. Daarvoor heb je een bandje nodig dat meerdere dagen meegaat, dus stof of vinyl.
Dagbandje: elke dag een nieuwe kleur. Dan heb je een bandje per dag nodig, en het bandje van gisteren is bij de ingang niets meer waard. Dat beschermt ook tegen doorgeven, zie de gids over beveiliging en eenmalige sluitingen.
Allebei: verkoop je zowel weekendkaarten als dagkaarten, dan wordt het één kleur voor de weekendkaart en één kleur per dag. Het personeel heeft meestal een eigen kleur die alle dagen geldt.
Een rekenvoorbeeld met weekendkaarten, dagbandjes en personeel staat in de gids over het aantal bandjes per dag.
Hoeveel reserve?
Leveranciers van polsbandjes rekenen meestal met 5–15 procent boven het verwachte aantal bezoekers. Minder als de gastenlijst gesloten is, meer als er tickets aan de deur worden verkocht of als het evenement buiten is.
De reserve dekt bandjes die verkeerd worden omgedaan, per ongeluk worden doorgeknipt of opgaan als er meer mensen komen dan verwacht.
Bestel de reserve liever nu dan later een nieuwe bestelling. Een nieuwe bestelling duurt weer 4–5 weken, en de staffelprijs geldt per bestelling.
Reserve kost minder dan je denkt. De stukprijs daalt met het aantal, dus 900 vinyl polsbandjes kosten 2.919 SEK en 1.000 kosten 3.000 SEK excl. btw.
Voorbeeld: driedaags festival
Een verzonnen voorbeeld met 10 procent reserve op elk bandje:
| Bandje | Personen | +10% reserve | Bestellen |
|---|---|---|---|
| Dagkaart vrijdag (stoffen polsbandje) | 1.500 | 1.650 | 1.650 |
| Dagkaart zaterdag (stoffen polsbandje) | 2.000 | 2.200 | 2.200 |
| Weekendkaart (stoffen polsbandje) | 800 | 880 | 880 |
| Personeel en vrijwilligers (vinyl polsbandje) | 300 | 330 | 330 |
| Pers (vinyl polsbandje) | 40 | 44 | 100 |
De persbandjes worden 100 stuks, omdat dat het minimum per ontwerp is.
Met de huidige staffelprijzen kosten 4.730 stoffen polsbandjes 12.028 SEK en 430 vinyl polsbandjes 2.949 SEK, excl. btw en verzending. De stoffen bandjes worden samen geprijsd op 4.730 stuks, niet per dag.
Veel zones, weinig bandjes
Elk bandje moet minimaal 100 stuks zijn. Heb je veel kleine categorieën (artiesten, catering, EHBO), dan kan het slimmer zijn om ze samen te voegen tot één bandje met de tekst CREW en ze op de accreditatie te onderscheiden.
Hoe je het kleursysteem zelf opbouwt, lees je in de gids over kleurcodes voor toegangsbandjes.
Vragen en antwoorden
Wat is het minimale aantal?+
100 stuks per ontwerp. De staffelprijs geldt voor alle bandjes van hetzelfde type samen.
Hoeveel reserve moeten we nemen?+
Een gangbare vuistregel bij leveranciers is 5–15 procent. Minder als de gastenlijst gesloten is, meer bij verkoop aan de deur en bij evenementen buiten.
Kunnen we later bijbestellen?+
Ja, maar dat is een nieuwe bestelling met een levertijd van 4–5 weken, en de staffelprijs geldt dan alleen voor die nieuwe bestelling.
Wat doen we met bandjes die overblijven?+
Bandjes zonder datum kun je bewaren voor de volgende keer. Bandjes met een datum of dagkleur zijn na het evenement niets meer waard. Bewaar ze tot die tijd achter slot: ze zijn net zoveel waard als tickets.
Bronnen