La méthode
- Listez chaque catégorie qui a son propre bracelet : billet jour par jour, pass intégral, VIP, staff, bénévoles, presse, artistes.
- Indiquez le nombre de personnes par catégorie. Partez des billets vendus, de la guest list ou de la jauge du lieu.
- Décidez si la personne reçoit un bracelet pour tout l'événement ou un nouveau chaque jour.
- Ajoutez une réserve par catégorie et arrondissez au-dessus.
- Vérifiez que chaque variante atteint au moins 100 pcs.
Un bracelet pour tout l'événement ou un par jour ?
Pass intégral : le bracelet est posé à la première entrée et reste en place tout l'événement. Une personne, un bracelet. Il faut donc un bracelet qui tient plusieurs jours : tissu ou vinyle.
Bracelet jour : une nouvelle couleur chaque jour. Il faut alors une variante par jour, et le bracelet de la veille ne vaut plus rien à l'entrée. C'est aussi une protection contre la revente, voir le guide sécurité et fermeture à usage unique.
Les deux : si vous vendez à la fois des pass intégraux et des billets jour, prévoyez une couleur pour le pass intégral et une par jour. Le staff a le plus souvent sa propre couleur, valable tous les jours.
Un exemple chiffré avec pass intégral, bracelets jour et staff figure dans le guide du nombre de bracelets par jour.
Quelle réserve prévoir ?
Les fournisseurs de bracelets événementiels comptent généralement 5 à 15 % de plus que le nombre de visiteurs attendus. Moins quand la guest list est fermée, plus quand il y a une billetterie sur place ou que l'événement est en plein air.
La réserve couvre les bracelets mal posés, coupés par erreur ou utilisés quand il vient plus de monde que prévu.
Commandez la réserve maintenant plutôt qu'une nouvelle commande plus tard. Une nouvelle commande met à nouveau 4 à 5 semaines à arriver, et le prix dégressif se calcule commande par commande.
La réserve coûte moins cher qu'on ne le pense. Le prix unitaire baisse avec la quantité : 900 bracelets vinyle coûtent 2 919 SEK et 1 000 bracelets coûtent 3 000 SEK HT.
Exemple : festival de trois jours
Un exemple fictif avec 10 % de réserve sur chaque bracelet :
| Bracelet | Personnes | +10 % de réserve | À commander |
|---|---|---|---|
| Billet jour vendredi (tissu) | 1 500 | 1 650 | 1 650 |
| Billet jour samedi (tissu) | 2 000 | 2 200 | 2 200 |
| Pass intégral (tissu) | 800 | 880 | 880 |
| Staff et bénévoles (vinyle) | 300 | 330 | 330 |
| Presse (vinyle) | 40 | 44 | 100 |
Les bracelets presse passent à 100 pcs, le minimum par design.
Avec la grille de prix actuelle, cela fait 4 730 bracelets tissu pour 12 028 SEK et 430 bracelets vinyle pour 2 949 SEK, HT et hors livraison. Les bracelets tissu sont tarifés sur 4 730 pcs au total, pas jour par jour.
Beaucoup de zones, peu de bracelets
Chaque variante doit compter au moins 100 pcs. Si vous avez beaucoup de petites catégories (artistes, catering, secours), il peut être plus malin de les regrouper sur un même bracelet portant le texte STAFF et de les distinguer par l'accréditation.
La construction du code couleur lui-même est expliquée dans le guide des codes couleur pour bracelets d'entrée.
Questions et réponses
Quelle est la quantité minimum ?+
100 pcs par design. Le prix dégressif se calcule sur toutes les variantes d'un même type de bracelet.
Quelle réserve prévoir ?+
La règle courante chez les fournisseurs est de 5 à 15 %. Moins quand la guest list est fermée, plus avec une billetterie sur place et en plein air.
Peut-on en commander d'autres plus tard ?+
Oui, mais c'est une nouvelle commande, qui met 4 à 5 semaines à arriver, et le prix dégressif se calcule sur cette nouvelle commande seule.
Que faire des bracelets en trop ?+
Les bracelets sans date peuvent servir la fois suivante. Ceux qui portent une date ou une couleur du jour ne servent plus après l'événement. Gardez-les sous clé d'ici là : ils valent autant que des billets.
Sources