Sådan regner I
- Skriv hver kategori op, der skal have sit eget armbånd: dagbillet pr. dag, partout, VIP, personale, frivillige, presse, kunstnere.
- Skriv, hvor mange personer der er i hver kategori. Tag udgangspunkt i solgte billetter, gæsteliste eller stedets kapacitet.
- Bestem, om personen får ét armbånd til hele eventet eller et nyt hver dag.
- Læg reserve til pr. kategori, og rund op.
- Tjek, at hvert bånd bliver mindst 100 stk.
Ét armbånd til hele eventet eller ét pr. dag?
Partout: Armbåndet sættes på ved første indgang og sidder hele eventet. Én person, ét armbånd. Det kræver et armbånd, der holder i flere dage, altså stof eller vinyl.
Dagarmbånd: ny farve hver dag. Så skal der ét bånd til pr. dag, og gårsdagens armbånd er værdiløst ved indgangen. Det beskytter også mod, at armbånd gives videre, se guiden om sikkerhed og engangslåse.
Begge dele: Sælger I både partout og dagbilletter, bliver det én farve til partout og én farve pr. dag. Personalet har som regel brug for sin egen farve, der gælder alle dage.
Et regneeksempel med partout, dagarmbånd og personale står i guiden om antal armbånd pr. dag.
Hvor stor en reserve?
Leverandører af armbånd til events regner typisk med 5–15 procent over det forventede antal gæster. Mindre, når gæstelisten er lukket, mere når der sælges billetter i døren, eller eventet er udendørs.
Reserven dækker armbånd, der sættes forkert på, klippes over ved en fejl eller bruges, når der kommer flere end ventet.
Bestil hellere reserven nu end en ny ordre senere. En ny ordre tager 4–5 uger igen, og mængdeprisen beregnes for hver ordre for sig.
Reserven koster mindre, end man tror. Stykprisen falder med antallet, så 900 vinylarmbånd koster 2.919 SEK, og 1.000 koster 3.000 SEK ekskl. moms.
Eksempel: tredages festival
Et opdigtet eksempel med 10 procent reserve på hvert bånd:
| Bånd | Personer | +10 % reserve | Bestil |
|---|---|---|---|
| Dagbillet fredag (stof) | 1.500 | 1.650 | 1.650 |
| Dagbillet lørdag (stof) | 2.000 | 2.200 | 2.200 |
| Partout (stof) | 800 | 880 | 880 |
| Personale og frivillige (vinyl) | 300 | 330 | 330 |
| Presse (vinyl) | 40 | 44 | 100 |
Pressearmbåndene bliver 100 stk., fordi det er det mindste antal pr. design.
Med de nuværende mængdepriser bliver det 4.730 stofarmbånd for 12.028 SEK og 430 vinylarmbånd for 2.949 SEK, ekskl. moms og fragt. Stofarmbåndene prissættes samlet på 4.730 stk., ikke pr. dag.
Mange zoner, få armbånd
Hvert bånd skal være mindst 100 stk. Har I mange små kategorier (kunstnere, catering, samaritter), kan det være smartere at slå dem sammen til ét armbånd med teksten CREW og skelne mellem dem på akkrediteringen.
Hvordan I bygger selve farvesystemet, står i guiden om farvekoder til adgangsarmbånd.
Spørgsmål og svar
Hvad er det mindste antal?+
100 stk. pr. design. Mængdeprisen beregnes ud fra alle bånd af samme armbåndstype tilsammen.
Hvor stor en reserve skal vi have?+
En almindelig tommelfingerregel blandt leverandører er 5–15 procent. Mindre, når gæstelisten er lukket, mere ved salg i døren og udendørs events.
Kan vi bestille flere senere?+
Ja, men det er en ny ordre med 4–5 uger leveringstid, og mængdeprisen beregnes for den nye ordre for sig.
Hvad gør vi med armbånd, der bliver tilovers?+
Armbånd uden dato kan gemmes til næste gang. Armbånd med dato eller dagfarve er brugt op efter eventet. Lås dem inde indtil da; de er lige så meget værd som billetter.
Kilder