Räkna så här
- Lista varje kategori som ska ha ett eget band: dagbiljett per dag, helpass, VIP, personal, funktionärer, press, artister.
- Skriv hur många personer som ingår i varje kategori. Utgå från sålda biljetter, gästlista eller lokalens kapacitet.
- Bestäm om personen får ett band för hela eventet eller ett nytt varje dag.
- Lägg på reserv per kategori och avrunda uppåt.
- Kontrollera att varje variant blir minst 100 st.
Ett band för hela eventet eller ett per dag?
Helpass: bandet sätts på vid första entrén och sitter hela eventet. En person, ett band. Det kräver ett band som tål flera dagar, alltså tyg eller vinyl.
Dagband: ny färg varje dag. Då behövs en variant per dag, och gårdagens band är värdelöst i entrén. Det är också ett skydd mot att band förs vidare, se guiden om säkerhet och engångslås.
Båda: säljer ni både helpass och dagbiljetter blir det en färg för helpass och en färg per dag. Personalen behöver oftast en egen färg som gäller alla dagar.
Ett räkneexempel med helpass, dagband och personal står i guiden om antal band per dag.
Hur stor reserv?
Leverantörer av eventband brukar räkna med 5–15 procent över väntat antal besökare. Mindre när gästlistan är stängd, mer när det säljs biljetter i dörren eller eventet är utomhus.
Reserven täcker band som sätts på fel, klipps av misstag eller går åt när fler kommer än väntat.
Beställ hellre reserven nu än en ny order sen. En ny order tar 3–4 veckor igen, och pristrappan räknas på varje order för sig.
Reserven kostar mindre än man tror. Styckpriset sjunker med antalet, så 900 vinylband kostar 2 919 kr och 1 000 kostar 3 000 kr ex moms.
Exempel: tredagarsfestival
Ett påhittat exempel med 10 procent reserv på varje band:
| Band | Personer | +10 % reserv | Beställ |
|---|---|---|---|
| Dagbiljett fredag (tygband) | 1 500 | 1 650 | 1 650 |
| Dagbiljett lördag (tygband) | 2 000 | 2 200 | 2 200 |
| Helpass (tygband) | 800 | 880 | 880 |
| Personal och funktionärer (vinylband) | 300 | 330 | 330 |
| Press (vinylband) | 40 | 44 | 100 |
Pressbanden blir 100 st eftersom det är minsta antal per design.
Med dagens pristrappa blir det 4 730 tygband för 12 028 kr och 430 vinylband för 2 949 kr, ex moms och med tryckavgifterna (600 kr och 700 kr) inräknade. Frakten inom Sverige är fri, eftersom banden tillsammans kostar minst 2 500 kr. Tygbanden prissätts på 4 730 st tillsammans, inte per dag.
Många zoner, få band
Varje variant måste vara minst 100 st. Har ni många små kategorier (artister, catering, sjukvård) kan det vara smartare att slå ihop dem till ett band med texten PERSONAL och skilja dem åt på ackrediteringen.
Hur ni bygger själva färgsystemet står i guiden om färgkoder för entréband.
Frågor och svar
Vad är minsta antal?+
100 st per design. Volympriset räknas på alla varianter av samma bandtyp tillsammans.
Hur mycket reserv ska vi ha?+
En vanlig tumregel bland leverantörer är 5–15 procent. Mindre när gästlistan är stängd, mer vid insläpp i dörren och utomhusevent.
Kan vi beställa fler senare?+
Ja, men det är en ny order med 3–4 veckor leveranstid, och pristrappan räknas på den nya ordern för sig.
Vad gör vi med band som blir över?+
Band utan datum kan sparas till nästa gång. Band med datum eller dagfärg är förbrukade efter eventet. Lås in dem tills dess, de är lika mycket värda som biljetter.
Källor